La gestion des documents est l'ensemble des procédés dans un environnement particulier permettant d’assurer la gestion des documents sur des supports solides ou immatériels, de sa création à sa destruction, en passant souvent par une phase de rétention.
Les entreprises ont longtemps négligé la gestion des documents. Relégués dans les placards poussiéreux que personne n'avait jamais visités, les dossiers étaient ignorés et parfois oubliés. Aujourd'hui, cependant, lors d'une transformation numérique, d'une mise en conformité ou d'une optimisation de processus, un accès rapide et facile à une variété de documents devient essentiel. Quelles sont les raisons qui poussent à réaliser ce processus ?
La gestion documentaire : en quoi consiste-t-elle ?
La gestion documentaire est la structuration et la administration réelle de tous documents et informations et disponibles dans l'entreprise. Grâce à ce processus, ces fichiers sont constamment disponibles et faciles à dénicher pour les employés. Ce processus facilite aussi le traitement collaboratif de dossiers et garantit toujours l'authenticité. Si vous voulez avoir plus d’infos sur ce sujet, on vous invite à visiter le site 4dconcept.fr.
Contrairement à la croyance populaire, ce procédé va bien au-delà du matériel et des logiciels. Il est également très important de mettre en œuvre une politique de gestion documentaire efficace au sein de votre société. C'est une nouvelle manière de travailler qui doit non seulement être pratique, mais également facile à utiliser. De plus, une telle politique est censée s'assurer que l’administration du document est appliquée correctement à tous les employés de l'entreprise. Un spécialiste comme 4d concept offre des connaissances spécialisées et une gamme de solutions, services et produits pour la gestion de contenus techniques ou éditoriaux.
La gestion documentaire, un avantage concurrentiel des sociétés
Pour les sociétés qui veulent entreprendre ou poursuivre une transformation numérique, il est essentiel de comprendre que l'archivage des dossiers répond à un besoin métier fondamental de flexibilité et de réactivité. Des documents ou des fichiers peuvent être trouvés en quelques clics, ce qui peut faire gagner du temps durant les procédures de conformité (comme l'application du RGPD) ou de restructuration ou même de déménagement. Et le temps presse !
Une telle gestion dans une entreprise numérisée simplifie également la tâche des employés internes, évitant des tentatives longues et fastidieuses pour retrouver le document nécessaire dans des archives poussiéreuses. Ici aussi, c'est un gain de temps qui permet aux collaborateurs de se focaliser sur leur cœur de métier. Par conséquent, la gestion du flux de documents est réduite et l'entreprise peut consacrer sa force importante à des tâches de meilleure qualité.
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La gestion flexible des fichiers pour s'adapter aux besoins
Si la gestion des documents est essentielle pour les entreprises pour rassurer les investisseurs, les employés et les clients, elle doit rester flexible et s'adapter pour s'aligner sur le rythme et la politique de la société. Ainsi, bien que certains professionnels mettent à disposition des outils très utiles pour réorganiser et moderniser ce processus, vous devez vous assurer que le partenariat mis en place garantit la liberté d'action requise à votre indépendance.
Le logiciel de gestion documentaire est la meilleure solution pour rationaliser les processus internes, mais il est censé être soumis à ses propres règles d'archivage. Ceux-ci devront faire l'objet d'une vraie tâche travail préparatoire pour garder un œil sur les divers aspects des flux et de l’administration du document. Vous pouvez donc tirer parti des outils d'un fournisseur de services expérimenté pour améliorer la gestion, assurer la conformité ou rationaliser les processus !
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